Si eres autónomo y trabajas con tu propio camión, el documento de control electrónico te llega de muchas formas: un cliente te lo manda por WhatsApp, otro te da un papel con un QR, un tercero te pregunta si lo haces tú y la agencia con la que colaboras usa su propia aplicación. Tú eres quien lo lleva en la cabina y quien lo enseña en el control, pero no siempre quien lo hace. Este artículo va de lo que te toca a ti, de cómo organizarte con varios clientes y de cuándo te compensa generarlo tú.
Qué eres tú en el documento
Para hacer transporte público necesitas una autorización que te habilite, según el artículo 42 de la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres (LOTT). Y la Orden FOM/2861/2012 define al transportista efectivo, en su artículo 4, como la persona física o jurídica titular de la autorización con la que se hace materialmente el transporte. Es decir, en los viajes que haces con tu camión y tu tarjeta, el transportista efectivo eres tú, con tu nombre y tu NIF, aunque el viaje te lo haya pasado una agencia o una empresa más grande.
Quien te contrata directamente ese viaje es el cargador contractual. Puede ser el dueño de la mercancía, una cantera, una cooperativa, una agencia o el transportista que te subcontrata. La orden no fija quién de los dos hace el documento: os obliga a formalizarlo a ambos. En la práctica, cuando trabajas para empresas que cargan mucho, lo normal es que lo hagan ellas. Pero eso no te quita la parte que es tuya.
Lo que te toca aunque no lo hagas tú
El artículo 7.3 de la orden dice que el transportista efectivo responde de la falta o inexactitud de tres datos: la autorización especial de circulación cuando la haya, la fecha del transporte y la matrícula del vehículo. Si el cliente genera el documento con la matrícula de otro camión o con la fecha de ayer, el problema es tuyo.
Al autónomo con una sola tractora le pasa mucho con el semirremolque. La tractora es siempre la misma, pero el semirremolque cambia: unos días llevas el tuyo y otros enganchas el del cliente. Si el documento lo preparan en la oficina del cargador con la matrícula de la semana pasada, no está bien hecho. Por eso conviene que tengas un hábito:
- Antes de arrancar, abre el PDF y mira tres cosas: tu matrícula y la del remolque, la fecha y que tú apareces como transportista efectivo.
- Si algo no cuadra, pide la corrección antes de salir. No la apuntes a mano en el papel: no vale.
- Comprueba que lo que tienes es el PDF con el QR y no una foto del albarán.
Lleves lo que lleves, la Resolución de 5 de junio de 2026 exige que te entreguen la copia antes del inicio del servicio. Si te piden que salgas «que ya te lo mandamos luego», ese viaje empieza sin documento.
Varios clientes, varios sistemas
Un autónomo puede tener en la misma semana tres o cuatro cargadores distintos, cada uno con su forma de mandar el documento. No hay una aplicación oficial: cada empresa guarda sus documentos donde quiere. Para que eso no se convierta en un lío en el móvil:
- Guarda el PDF, no solo el enlace. Descárgalo en cuanto te llegue y ponle un nombre que entiendas, por ejemplo la fecha y el cliente.
- Una carpeta por mes. Al final de cada mes, mueve ahí los documentos. Si un día te piden uno de hace meses, lo encuentras.
- No borres las correcciones. Si te llegó una versión nueva, quédate con las dos, pero que la vigente se distinga a simple vista.
- Apunta qué cliente lo hace y cuál no. El riesgo no está en los clientes que lo mandan siempre, sino en el que lo hace unas veces sí y otras no.
Cuánto tiempo guardarlo
El artículo 9 de la orden obliga a los dos obligados, también a ti, a conservar el documento al menos un año. La resolución permite que cada uno use su propio repositorio y dice que, si lo generó uno de los dos, basta con que el otro pueda descargarlo durante ese año. Eso depende de que el sistema del cliente siga funcionando y de que tú sigas trabajando con él. Si dejas de trabajar para ese cliente, la copia que guardaste es tu manera de acreditar el viaje. Guardarla te cuesta poco.
Cuando el cliente no lo hace
Hay cargadores pequeños que no tienen programa ni intención de tenerlo: un agricultor que te contrata una carga, un taller que manda una máquina, una empresa que solo mueve mercancía de vez en cuando. Como la orden os obliga a los dos, si ninguno lo hace respondéis los dos. En esos casos te conviene hacerlo tú.
Para hacerlo bien necesitas que el cliente te dé sus datos: nombre o razón social, NIF y domicilio, el origen y el destino, qué se carga y cuánto pesa. Esos datos son de su responsabilidad según el artículo 7.2 de la orden, pero si te los da por teléfono y los tecleas tú, quedan en tu documento. Pídeselos por escrito, aunque sea en un mensaje, y guarda ese mensaje con el PDF.
| Situación | Quién lo hace | Qué haces tú |
|---|---|---|
| Cliente con programa que lo genera | El cliente | Revisar tus tres datos, guardar el PDF |
| Agencia o transportista que te pasa el viaje | Normalmente quien te lo pasa, que es el cargador contractual | Lo mismo, y comprobar que tú figuras como transportista efectivo |
| Cliente pequeño sin sistema | Tú, con sus datos | Pedir los datos por escrito y generarlo antes de salir |
| Te sobra trabajo y se lo pasas a otro autónomo | Tú pasas a ser el cargador contractual de ese viaje | Hacerlo o acordar que lo haga él |
Este último caso se olvida mucho: cuando cedes un viaje, cambias de papel. El que lo hace es el transportista efectivo y tú, el cargador contractual. Lo tienes explicado en DeCA para transportistas que subcontratan.
Si lo haces tú: qué herramienta elegir
La decisión depende sobre todo de cuántos documentos vas a hacer tú y no tus clientes. Un autónomo cuyos clientes lo generan casi siempre puede necesitar solo unos pocos al mes. Otro que trabaja para muchos clientes pequeños puede hacer varios al día. Antes de elegir, mira:
- Que puedas hacerlo desde el móvil, en la cabina o en el muelle, sin depender de un ordenador.
- Que guarde lo que ya usaste: tus matrículas, tus clientes habituales, los destinos que repites.
- Que el PDF lleve el QR y una URL que descargue el documento directamente, sin claves.
- Que puedas corregirlo en ruta con una versión nueva y conservar la anterior.
- Que conserve los documentos al menos un año.
En precio, con pocos documentos al mes un plan gratuito con límite puede bastarte, y una tarifa plana compensa cuando emites a diario. Lo tienes comparado en el precio del DeCA.
Cómo lo resuelve DeCA
Si tu cliente usa DeCA, no tienes que registrarte ni instalar nada: recibes el PDF con su QR por WhatsApp o en un ticket impreso. Si lo haces tú, entras en la web desde cualquier móvil u ordenador y rellenas el formulario con ayuda de lo que ya usaste otras veces: cargadores, transportistas y matrículas. En segundos tienes el documento con su QR, y si algo cambia en ruta generas una versión nueva con el motivo mientras la anterior queda guardada y marcada como sustituida. El manual del conductor explica cómo crear el DeCA del viaje desde el móvil y enseñar el QR en un control.
Son 25 € al mes más IVA por empresa, con documentos ilimitados y el primer mes gratis sin tarjeta. Tienes todo en la página de DeCA.
