La mayoría de los problemas con el documento de control no vienen de no saber que existe, sino de pequeños fallos al hacerlo: un dato que falta, un PDF que no es el que pide la norma o una corrección hecha de cualquier manera. Son errores que se repiten en empresas de todos los tamaños y que, en un control, pueden convertir un documento hecho en un documento que no vale. Aquí tienes los más frecuentes, agrupados por tipo, con la forma de evitarlos.
Errores en los datos
1. No distinguir cargador contractual y transportista efectivo
Poner «cliente» y «transportista», o «remitente» y «agencia», sin decir quién es quién. La Resolución de 5 de junio de 2026 exige que las dos figuras estén identificadas «de forma expresa y diferenciada». Usa esas palabras exactas como rótulo.
2. Poner como transportista a quien subcontrató
Si una agencia o un transportista te pasa el viaje a un autónomo, el transportista efectivo es el autónomo, que es quien tiene la autorización con la que se hace el transporte. Y quien le contrata es el cargador contractual de ese envío.
3. Olvidar el NIF o el domicilio del cargador
El artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012 pide nombre, NIF y domicilio del cargador contractual, y nombre y NIF del transportista efectivo. El domicilio del cargador se olvida mucho porque en el albarán solo aparece el logotipo.
4. La matrícula del remolque en blanco
En un conjunto articulado hay que poner la del tractor y la del remolque o semirremolque. El tractor se conoce con antelación; el semirremolque, a veces, en el último momento. Si el documento se genera antes de saberlo, queda incompleto.
5. Peso vacío o inventado
Si no se puede saber el peso exacto al cargar, la orden permite usar otra magnitud. El Ministerio admite indicar la actividad («suministro de áridos») con el volumen, las unidades u otra medida razonable, o la MMA del vehículo si va prácticamente lleno. Lo que no tiene sentido es dejar el campo vacío ni poner una cifra al azar.
6. Confundir la fecha del transporte con otras fechas
La fecha del documento es la de realización del transporte, no la del pedido ni la de la factura.
Errores en el fichero
7. Escanear o fotografiar el albarán
La resolución exige que el PDF sea nativo digital, generado desde los datos de un programa. Un escaneo o una foto del albarán en papel no valen, aunque se manden por WhatsApp y aunque lleven un QR pegado encima.
8. Un QR que no lleva al PDF
El QR tiene que contener la URL única del documento, y esa URL tiene que descargar el PDF directamente. No vale que lleve a una página con un botón de «descargar», a una pantalla de inicio de sesión o a la web general de la empresa.
9. Una URL que caduca antes de tiempo
Algunos enlaces con token caducan en horas. La resolución permite medidas de seguridad, pero el enlace no puede expirar antes de que termine el servicio, y la descarga solo se puede desactivar pasados siete días naturales desde el final.
10. Un PDF pesado
El límite es de 5 MB. Un albarán con imágenes de alta resolución o con varias páginas de condiciones escaneadas puede pasarse.
Errores en el momento
11. Generarlo después de salir
El documento tiene que crearse antes del inicio efectivo del servicio, y la fecha y hora de creación quedan en los metadatos del PDF. Un documento que se genera por la tarde, cuando se pasan los albaranes al ordenador, delata que se hizo tarde.
12. No entregárselo al conductor
Generarlo en la oficina no basta. Antes de salir, el conductor tiene que llevar una copia en el móvil o en papel, con el QR. Un enlace que nunca abrió no es una copia.
Errores al corregir
13. Tachar y escribir a mano
La resolución dice que las anotaciones manuscritas en la copia impresa no se tienen en cuenta. Si cambia un dato, hay que modificar el PDF con el motivo del cambio y los datos antiguos marcados como no válidos, o generar uno nuevo conservando el original.
14. Corregir sin avisar al conductor
En los dos métodos de corrección hay que hacer llegar el PDF modificado o el nuevo al conductor. Si la oficina corrige y el conductor sigue con la versión antigua, en el control enseñará un documento que ya no vale.
15. Borrar la versión anterior
Si se genera un PDF nuevo, el original se conserva para que quede rastro del cambio.
Errores de organización
16. Agrupar envíos que no se pueden agrupar
Varios envíos solo caben en un documento si el cargador contractual y el transportista efectivo son los mismos en todos. Dos cargadores en el mismo camión son dos documentos.
17. Hacer documento donde no toca y no hacerlo donde sí
El transporte privado complementario no lo necesita, y un viaje con un autónomo contratado sí. La obligación va por envío. Una planta con camiones propios y autónomos tiene que saber cuál es cuál cada día.
18. No guardar los documentos un año
El cargador y el transportista tienen que conservarlos al menos un año. Si lo genera uno de ellos, el otro tiene que poder descargarlo durante ese tiempo.
19. Usar el formato CMR creyendo que eso basta
En un transporte nacional se puede usar el formato CMR, pero tiene que llevar todos los datos de la orden y cumplir la resolución. Un CMR en papel no es un documento de control electrónico.
Lista final antes de que arranque el camión
- Cargador contractual y transportista efectivo rotulados, con NIF, y domicilio del cargador.
- Origen, destino, mercancía y peso (o magnitud alternativa) de cada envío.
- Fecha del transporte y matrículas del tractor y del remolque.
- PDF generado por un programa, con QR y creado antes de salir.
- Copia en manos del conductor.
Cómo lo resuelve DeCA
DeCA valida cada dato del artículo 6 antes de generar el documento y rotula por separado al cargador y al transportista. El PDF se genera digitalmente, pesa unos 12 KB, lleva la fecha y hora de creación y modificación y tiene una URL https única que lo descarga sin credenciales. Las correcciones generan una versión nueva con el motivo, la anterior sigue descargable y marcada como sustituida, y el conductor la recibe por WhatsApp.
Si quieres ver cada requisito de la resolución y cómo se cumple, está en la página de DeCA. Si ya tienes un programa que saca albaranes en PDF, en DeCA integrado con tu programa ves cómo subirlo para que DeCA le ponga el QR.
