Desde que el documento de control tiene que ser electrónico, muchos cargadores dan por hecho que es cosa del transportista, y muchos transportistas, que se lo tiene que dar el cliente. La norma no resuelve quién lo hace materialmente, pero sí quién está obligado y quién responde. Entender esas dos figuras, cargador contractual y transportista efectivo, es lo que permite repartir bien el trabajo y no quedarse sin documento en la puerta del almacén.
Los dos obligados
El artículo 4 de la Orden FOM/2861/2012 obliga a formalizar el documento a dos sujetos:
- Transportista efectivo: el titular de la autorización a cuyo amparo se hace materialmente el transporte. Es quien lleva la mercancía con su camión.
- Cargador contractual: quien contrata directamente con el transportista efectivo el transporte del envío. La orden enumera ejemplos: el propio cargador efectivo, otro transportista, una cooperativa o sociedad de comercialización, una agencia de transporte, un transitario, un almacenista-distribuidor, un operador logístico o cualquiera que contrate transporte o intermedie en su contratación de forma habitual.
El cargador contractual no tiene por qué ser el dueño de la mercancía ni quien la vende. Es quien firma el encargo con el transportista que hace el viaje.
Qué dice la norma sobre quién lo genera
Las preguntas frecuentes del Ministerio de Transportes responden a esta duda de forma directa: la orden no especifica quién debe hacer materialmente el documento, pero establece que los dos están obligados a formalizarlo. La digitalización no ha cambiado ese reparto.
Así que hay libertad para organizarse. Lo puede generar el cargador, el transportista o un tercero que trabaje para cualquiera de ellos. Lo que no se puede es que nadie lo haga pensando que lo hacía el otro.
Quién responde de qué
El artículo 7 de la orden, modificado en 2026 por la Orden TRM/282/2026, reparte la responsabilidad:
| Supuesto | Responde |
|---|---|
| No se formaliza el documento | Cargador contractual y transportista efectivo |
| No se lleva a bordo | Los dos, salvo que el cargador pruebe que lo emitió |
| Datos de las partes, origen y destino, mercancía (letras a a d del art. 6) | Cargador contractual |
| Autorización especial, fecha y matrículas (letras e a g) | Transportista efectivo |
| Observaciones (letra h) | Quien las incluya |
De aquí salen dos ideas prácticas. Primera: el cargador conoce mejor la mitad de los datos (quién es, adónde va, qué se carga y cuánto pesa) y el transportista la otra mitad (qué camión, qué remolque, qué día). Segunda: el cargador que emite el documento y puede probarlo queda exento si luego el camión no lo lleva.
Casos habituales
Vendes puesto en destino y contratas el camión
Eres el cargador contractual. Es el caso típico de una planta, una cantera o un almacén que contrata autónomos para llevar la mercancía al cliente.
El cliente viene a recoger con un camión que ha contratado él
El cargador contractual es tu cliente, porque es quien contrata el transporte. Aun así, nada impide que generes tú el documento con los datos de tu báscula o tu albarán si lo acordáis: el peso y la mercancía los conoces mejor que nadie.
Un transportista subcontrata el viaje
El Ministerio lo explica con un ejemplo: si el transportista A subcontrata al transportista B para un envío, B es el transportista efectivo y A, el cargador contractual. Las responsabilidades recaen en quien hace materialmente el transporte, el último de la cadena, y en quien lo contrata. El cliente original de A no aparece como cargador contractual en el documento de ese envío.
Operador logístico o agencia
Si contratas a un operador y él contrata el camión, el operador es el cargador contractual frente a ese transportista. Si el operador tiene camiones propios y hace él el viaje, el cargador contractual eres tú y el operador es el transportista efectivo.
Conservación: una copia para cada uno
El artículo 8 de la orden habla de dos ejemplares, uno para cada parte, y el artículo 9 obliga a conservarlo al menos un año. La Resolución de 5 de junio de 2026 lo adapta al formato electrónico: cargador y transportista deben conservar el fichero al menos un año, cada uno puede tener su propio repositorio y, si lo generó uno de ellos, basta con que el otro pueda descargarlo durante ese año.
Cómo organizarlo sin conflictos
- Acordadlo por escrito, en el contrato o en un correo con cada transportista habitual: quién genera el documento y por qué medio se lo entrega al conductor.
- Repartid los datos. Si lo genera el cargador, necesita saber la matrícula del tractor y del remolque antes de la salida. Si lo genera el transportista, necesita del cargador el origen, el destino, la mercancía y el peso.
- Decidid quién corrige. Un cambio de remolque lo conoce primero el transportista; un cambio de destino, el cargador.
- Aseguraos de que los dos podéis descargarlo durante un año.
- No dupliquéis. Dos documentos distintos para el mismo envío, con datos que no coinciden, son una fuente de problemas en un control.
Cómo lo resuelve DeCA
Muchas empresas que contratan transporte prefieren emitir ellas el documento: los datos salen de su albarán y queda registrado con fecha y hora que lo generaron. Con DeCA lo haces desde tu programa o desde la web, y el transportista no tiene que registrarse ni instalar nada: recibe el PDF con el QR por WhatsApp o en un ticket impreso. Si algo cambia en ruta, se genera una versión nueva con el motivo y la anterior se conserva.
Si contratas camiones, tienes el detalle en DeCA para cargadores. Si eres transportista y cedes viajes, en DeCA para transportistas que subcontratan. Y si eres una cooperativa que contrata el transporte de la producción, en DeCA para cooperativas agrícolas.
