Frachtpapiere in Spanien: das Kontrolldokument und was sich 2026 ändert.
Das Kontrolldokument gehört in Spanien seit 2013 zu den Pflicht-Frachtpapieren und fuhr schon bei jedem Transport mit, meist als Lieferschein. Neu ist die Form: Seit dem 5. Oktober 2026 muss es elektronisch sein.
Was sich ändert, ist die Form
Das elektronische Verwaltungskontrolldokument muss ein digital erzeugtes PDF sein, mit eigener Webadresse und einem QR-Code, der sie enthält. Keine Scans und keine Fotos des Lieferscheins.
Bei der Kontrolle wird der QR-Code gescannt und das PDF sofort heruntergeladen, ohne Registrierung, ohne Passwörter und ohne Schaltflächen. Vertraglicher Verlader und ausführender Frachtführer haften jeweils für ihre Angaben.
Die Rechtsgrundlagen: Orden FOM/2861/2012, Ley 9/2025 (disposición transitoria octava), Resolución der Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril vom 5. Juni 2026 sowie Artikel 141.17 und 143 der LOTT (spanisches Landverkehrsgesetz).
Wie das aussieht, zeigt das DeCA-Muster als PDF, Feld für Feld erklärt.
Was die Resolución vom 5. Juni 2026 verlangt
Und wie DeCA sie erfüllt:
| Anforderung | So erfüllen wir sie |
|---|---|
| Angaben nach Artikel 6 der Orden FOM/2861/2012: vertraglicher Verlader, ausführender Frachtführer, Herkunft und Bestimmungsort, Ware und Gewicht, Datum, Kennzeichen | Jede Angabe wird vor der Erstellung geprüft. Verlader und Frachtführer sind im PDF beschriftet und getrennt aufgeführt. |
| Nativ digitales PDF, nicht gescannt, kleiner als 5 MB, mit Erstellungsdatum und -uhrzeit in den Metadaten | Digital erzeugt. Etwa 12 KB groß. Mit Datum und Uhrzeit der Erstellung und Änderung. |
| Eindeutige Webadresse pro Dokument, https, mit direktem Download und ohne Zugangsdaten | Jedes PDF hat seine URL mit 32 Zufallszeichen. Es öffnet sich und wird ohne Zwischenschritt heruntergeladen. |
| QR-Code im PDF mit dieser Adresse | Auf das Dokument selbst gedruckt und auch als Bild verfügbar, um ihn einzeln zu versenden. |
| Vor Beginn der Fahrt erstellt und dem Fahrer übergeben, auf dem Handy oder auf Papier | WhatsApp-Schaltfläche mit Nummer und Link. Direkter Druck des Belegs mit QR-Code. |
| Änderung unterwegs unter Aufbewahrung des Originals | Es wird eine neue Version mit dem Änderungsgrund erstellt. Die vorherige bleibt herunterladbar und wird als ersetzt markiert. |
| Aufbewahrung für mindestens ein Jahr | Nichts wird gelöscht. Die Dokumente bleiben im Repository und können eingesehen und heruntergeladen werden. |
| Keine Registrierung oder Meldung beim Ministerium, keine Signaturpflicht | Sie müssen sich auf keiner offiziellen Plattform anmelden. Die Signatur ist für die verwaltungsrechtliche Gültigkeit nicht erforderlich. |
Häufige Fragen
Ist das ein neues Dokument?
Nein. Es ist das Verwaltungskontrolldokument der Orden FOM/2861/2012, dasselbe, das seit 2013 in Papierform Pflicht war. Neu ist, dass es seit dem 5. Oktober 2026 elektronisch sein muss.
Muss man es auf eine Plattform des Ministeriums hochladen?
Nein. Es gibt keine offizielle Anwendung und man muss nichts registrieren. Jedes Unternehmen speichert seine Dokumente in seinem eigenen Repository, und bei Kontrollen werden sie über die URL im QR-Code heruntergeladen.
Braucht man eine elektronische Signatur oder ein digitales Zertifikat?
Nein. Weder die Orden noch die Resolución verlangen eine Signatur, damit das Dokument gültig ist. Nur wenn Sie es zusätzlich als Vertrag nutzen, etwa als unterschriebenen Frachtbrief, bräuchte es eine fortgeschrittene elektronische Signatur.
Gilt mein per WhatsApp gesendeter PDF-Lieferschein schon?
Nur wenn es ein digital erzeugtes PDF mit aufgedrucktem QR-Code ist und dieser QR-Code zu einer Adresse führt, unter der das PDF direkt heruntergeladen wird. Ein Foto oder Scan des Lieferscheins gilt nicht.
Wie lange muss man es aufbewahren?
Mindestens ein Jahr. In DeCA wird nichts gelöscht: Die Dokumente bleiben im Repository und lassen sich einsehen und herunterladen.
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